Comunicaciones Unificadas, Primer Paso hacia las Comunicaciones Unificadas...

[tpuser]

Comunicaciones Unificadas

Con este sencillo y breve art?culo vamos a descubrirle lo que para T?cnicas Profesionales constituye el primer paso hacia las Comunicaciones Unificadas.

En los tiempos que corren, que son de todo menos f?ciles, no tenemos otra alternativa que ser realistas, no vamos a tratar de adornar el concepto de Comunicaciones Unificadas con montones de aplicaciones y complejos sistemas sino que vamos a ofrecerle la visi?n real que much?simas empresas est?n empleando.

El primer paso en el camino hacia las Comunicaciones Unificadas.

Para empezar les vamos a explicar lo que no vamos a hacer:

No vamos a hablar de sistemas inaccesibles a nivel precio, todas las caracter?sticas que enumeremos en este soporte son centrales telef?nicas o plataformas de comunicaciones (como Vd. prefiera) que rondan precios a partir de los 1000? en adelante, sistemas de comunicaciones pensados para empresas reales, para empresas Pyme.

No vamos a utilizar tecnicismos complicados de entender, utilizaremos un lenguaje claro y real, basado en experiencias y soluciones implantadas en clientes nuestros.

Tampoco vamos a ofrecerle la Panacea, es absurdo, simplemente queremos que conozca lo que significa ser m?s ?gil en su trabajo, optimizar recursos y disponer de herramientas tecnol?gicas sofisticadas a precios de mercado.

No definiremos el concepto comercial Comunicaciones Unificadas, esto se lo dejamos a Vd. mismo.

Y no vamos a hacer muchas m?s cosas , vamos a centrarnos en las Comunicaciones Unificadas.

Puntos B?sicos a tener en cuenta sobre Comunicaciones Unificadas

Dentro de las Comunicaciones Empresariales (Comunicaciones de Empresa) hay tareas y operaciones que son habituales y repetitivas, y en la mayor?a de los casos podr?an ser operaciones que facilitaran el aumento de la producci?n, solamente haciendo una m?nima implantaci?n tecnol?gica, utilizando las Comunicaciones Unificadas.

1.- Los t?picos mensajes del contestador autom?tico, desde siempre en las soluciones convencionales de telefon?a se dispon?a de un contestador autom?tico para que fuera del horario, los clientes, proveedores y colaboradores pudieran dejar sus mensajes urgentes.

Hay organizaciones que siguen haciendo uso de esta filosof?a de ?un contestador corporativo? e incluso hay organizaciones que prescinden de este servicio.

El contestador Autom?tico como tal, hoy, podemos decir que ha pasado a la historia, lo sustituiremos por los Buzones de Voz, a efectos de funcionamiento son sistemas similares pero con diferencias muy importantes, cualquier central telef?nica del mercado, independientemente de su capacidad dispone de tarjetas o programas de mensajer?a que proporcionan buz?n de voz (lo que era el contestador autom?tico) para todos los usuarios del sistema.

Con lo cual, una empresa puede disponer de buz?n de voz corporativo, lo que ser?a el equivalente al contestador autom?tico general de la empresa, buz?n de voz departamental, que permitir?a separar los mensajes por departamentos, por ejemplo, el buz?n o contestador del Dpto. Comercial y el buz?n de voz o contestador del Dpto. T?cnico y lo que serian buzones de voz individuales, de manera que si alguien quiere o necesita dejar un msj de voz para una persona concreta tambi?n dispone de esta facilidad u opci?n.

Los buzones de Voz de un sistema de comunicaciones unificadas ofrecen adem?s una amplia lista de facilidades de accesos como por ejemplo:

? Notificaci?n Remota. (ej: Notificaci?n de mensajes al m?vil)
? Acceso Remoto, permite escuchar los mensajes aunque no est? en la oficina.
? Env?o por Correo Electr?nico, env?a los mensajes de voz por e-mail, de forma que disponemos del mensaje en cualquier momento y adem?s con las posibilidades de gesti?n que representa que los mensajes dejados por clientes se conviertan en correos electr?nicos.
? Estad?sticas del uso y gesti?n de los mensajes de Voz.
? Acceso v?a Web a los mensajes de Voz.

2.- Otro punto importante es la Automatizaci?n de los sistemas, la automatizaci?n de la Centra Telef?nica.

Hablamos de que la centralita telef?nica, en este caso, el sistema de Comunicaciones Unificadas gestiona las llamadas de la empresa de forma autom?tica en base a los horarios o calendarios de trabajo.

En horario de trabajo redirige las llamadas a los puestos de atenci?n correspondientes.

En determinados horarios transfiere las llamadas a delegaciones que si disponen de Atenci?n de Clientes.

Fuera de Horario reproduce los mensajes informativos correspondientes dando la opci?n de dejar o no mensaje en el buz?n de Voz.

Las llamadas de Fax se direccionan directamente al FAX correspondiente independientemente de que el cliente haya marcado un n?mero de FAX err?neo.

Los mensajes de Bienvenida se reproducen acorde al Idioma del Llamante de forma autom?tica, es decir, si la llamada proviene de U.K. el mensaje de bienvenida se reproducir? autom?ticamente en Ingles y se enrutar?  al grupo de personas capacitadas para contestar en Ingles.

3.- Los usuarios pueden gestionar sus llamadas utilizando su propio ordenador, en esta primera fase no se prescinde del tel?fono, sino que se complementa con el PC permitiendo al usuario disponer de herramientas avanzadas para gestionar las llamadas con prestaciones le permitan:

- Saber quien est? llamando y Quien esta ocupado mediante iconos en el ordenados, sin necesidad de las t?picas teclas de funci?n.

- Saber las llamadas realizadas, perdidas y recibidas directamente en el ordenador.

- Poder iniciar la llamada desde el PC, a a partir de marcaciones programadas en el ordenador o utilizando por ejemplo la agenda de contactos de Outlook.

En definitiva hablamos de soportes y herramientas que le simplificaran el d?a a d?a al usuario de la empresa, aport?ndole herramientas de gesti?n que le permitir?n ser m?s efectivo en su puesto de trabajo.


4.- Disponer de un solo numero de tel?fono para clientes, independientemente de que Vd. se encuentre en la oficina, o en el m?vil o incluso en su Home Office (oficina en casa) el cliente solo tiene que conocer un n?mero de tel?fono, el sistema de Comunicaciones Unificadas se ocupa de que se comuniquen con Vd.

Resumen del Art?culo sobre Comunicaciones Unificadas.

Tal como hemos comentado al inicio de este articulo, la intenci?n era ser breves, con lo cual le hemos enumerado puntos de gesti?n en las comunicaciones de empresa que son habituales en el d?a a d?a de cualquier empresa.

Lo podemos resumir en que un sistema de Comunicaciones Unificadas puede mejorar nuestra forma de trabajar:

1.- Aumentando la Productividad de los Empleados, mediante aplicaciones que agilizan el uso de las comunicaciones.

2.- Aumentando la Calidad de Atenci?n al Cliente, gracias a un sistema de comunicaciones mejorado.

3.- Optimizando los Recursos de su Sistema de Comunicaciones, conociendo en todo momento el uso realizado de sus equipos y recursos de comunicaciones.

Cada d?a es m?s sencillo unificar y centralizar todos los medios de comunicaciones que se utilizan en el d?a a d?a empresarial.

Las Comunicaciones Unificadas centralizan todos estos medios en la plataforma de uso cotidiano de forma que interactuar con varios medios de comunicaciones sea igual de sencillo que hacerlo solo  con un medio pero mucho m?s productivo.

Utilizar un sistema de Comunicaciones Unificas est? al alcance de cualquier empresa, no hacerlo, es decir, no implementar un sistema de comunicaciones unificadas es el equivalente a renunciar a ser una empresa competitiva.

Puede ampliar imformaci?n sobre Comunicaciones Unificadas en nuestro portal : www.ComunicacionesUnificadas.es


Si lo desea puede contactar con T?cnicas Profesionales y un especialista en Comunicaciones se pondr? en contacto con Vd.

www.TecnicasProfesionales.com


Puede descargar este documento a traves de nuestro portal: www.ComunicacionesUnificadas.es o pulsando aqu?.