Guia Práctica sobre Comunicaciones Inteligentes

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En este artículo pretendemos ofrecer una visi?n practica, real y objetiva de lo que consideramos que deben ser las comunicaciones inteligentes para una empresa, esta publicaci?n se encuentra disponible en nuestra p?gina web: http://www.tecnicasprofesionales.com y en el portal especializado en Comunicaciones Inteligentes: www.ComunicacionesInteligentes.com, le ofrecemos la posibilidad de recibir de forma autom?tica y gratuita nuestros art?culos de contenido sobre Tecnolog?a y Comunicaciones de Empresa, ofreci?ndole adem?s contenidos exclusivos para los usuarios registrados.

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Gu?a Practica sobre Comunicaciones Inteligentes

1.- Introducci?n: Comunicaciones Inteligentes.
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Posiblemente como casi todas las personas este cansado e incluso confundido de tantos conceptos tecnol?gicos o conceptos TIC (Tecnolog?a de Informaci?n y Comunicaci?n) y de tantos titulares comerciales que catalogan a las nuevas tecnolog?as.

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Actualmente podemos leer y escuchar todo tipo de? noticias, documentos y comentarios sobre Comunicaciones Unificadas, Comunicaciones Inteligentes, Comunicaciones de Empresa, sobre Voz IP, etc, etc, y lo cierto es que si nos centramos en las Comunicaciones Inteligentes, podemos englobar todos estos conceptos en una sola definici?n:

Las Comunicaciones Inteligentes?

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De hecho vamos a hacer una breve introducci?n a lo que hace aproximadamente un a?o viene siendo un nuevo titular comercial tecnol?gico, Las Comunicaciones Inteligentes, y cr?anme, hablar de Comunicaciones Inteligentes no es hablar de futuro, sino es hablar de presente, de continuidad, de estrategia empresarial y de competitividad.

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Hablar de Comunicaciones Inteligentes le puede llegar a sorprender si? tal como est? leyendo esta introducci?n se da cuenta de que las comunicaciones de su negocio no entran en el marco de las Comunicaciones Inteligentes.





2.- Entrando en Materia: Comunicaciones Inteligentes.

T?cnicas Profesionales es una empresa de servicio que desde 1987 ofrece soluciones de Comunicaciones para Empresas, para explicar de una forma sencilla lo que son para nosotros las Comunicaciones Inteligentes planteamos unas sencillas preguntas con su respuesta correspondiente.

A nivel empresarial,? ?Qu? son los sistemas de Comunicaciones? Podemos considerar sistema de comunicaciones cualquier medio que facilite el contacto o la comunicaci?n entre diferentes personas, si? nos centramos exclusivamente en la tecnolog?a profesional, de una forma general los tres medios de comunicaciones m?s utilizados en las empresas son el Tel?fono, el Correo Electr?nico y el FAX.

El Correo Electr?nico es? el medio m?s utilizado, m?s extendido y m?s econ?mico a d?a de hoy, es un m?todo de comunicaci?n relativamente nuevo y actualmente lo podemos considerar indispensable. El correo electr?nico entre otras facilidades aporta disponibilidad, movilidad y agilidad a la hora de manejar informaci?n ya que nos permite acceder y gestionar informaci?n desde cualquier ubicaci?n? con unos requerimientos tecnol?gicos relativamente sencillos, por ejemplo, un trabajador de una empresa (sin importar el tama?o de la misma) es muy habitual que pueda consultar sus correos electr?nicos desde fuera de la oficina, por ejemplo desde casa.

El FAX aunque aun es un medio muy utilizado por la gran mayor?a de empresas es un sistema que ha pasado a un segundo plano, desbancado por los sistemas de correo electr?nico, aun as?, los sistemas de FAX son considerados un medio de comunicaci?n Legal a diferencia de los sistemas de correo electr?nico y su uso, en menor grado que el e-mail, es muy importante a nivel empresarial. El Tel?fono lo podr?amos considerar el m?todo m?s tradicional de comunicaci?n empresarial y pese a las diferentes opiniones que se vierten en el mercado de las TIC es el medio m?s importante y el sistema de comunicaci?n que m?s peso tiene en cualquier organizaci?n.

El Tel?fono es una puerta de negocio abierta a todo tipo de contactos, es el medio por el que un cliente nos localizar? cuando tenga una urgencia, o un posible contacto lo utilizar? cuando no sepa con quien se debe contactar y al mismo tiempo es un sistema de comunicaci?n que ofrece la posibilidad de mantener una relaci?n m?s estrecha y directa con los clientes y colaboradores de nuestra organizaci?n.?

A parte de estos tres sistemas o medios comentados nos falta enumerar las comunicaciones que se reciben a trav?s de la p?gina Web, pero la Web e Internet al mismo tiempo son el gran medio de comunicaciones? capaz de abarcar al resto de los sistemas, es decir, una p?gina web puede permitir el contacto con una organizaci?n simplemente informando de direcciones de correo electr?nico, tel?fonos y fax, puede canalizar peticiones directamente a trav?s de formularios en los que el usuario expone su consulta o comentario, mediante contacto directo CHAT, puede permitir enlazar directamente con un tel?fono o fax de forma que nuestros clientes potenciales no tengan necesidad de marcar un solo d?gito y realicen comunicaciones telef?nicas, definitivamente es uno de los mejores sistemas disponibles para todas las personas y organizaciones, Internet permite que las distancias no existan, nos permite abrir una oficina a 100 metros o a 10.000Km, Internet es uno de los componentes m?s importantes de las Comunicaciones Inteligentes?


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3.- Preguntas frecuentes sobre las Comunicaciones Inteligentes


?Para qu? sirve un Sistema de Comunicaciones en una Empresa?

Si Vd. no tiene clara la respuesta a esta pregunta realmente necesita asesoramiento profesional en cuanto a Comunicaciones de Empresa se refiere, apres?rese, est? perdiendo dinero. Es Obvio, ?no creen?, los Sistemas de Comunicaciones han de ser el equivalente a la puerta principal de nuestro negocio, han de ser accesos dispuestos a gestionar oportunidades, son un elemento estrat?gico de primer nivel que ninguna empresa debe infravalorar. Un sistema de comunicaciones acertado ofrecer? una imagen profesional y competitiva de su empresa, a su vez se trasformara en una herramienta que generar? satisfacci?n en sus clientes y le aportar? de forma directa crecimiento a nivel resultados.?

No disponer de una soluci?n o sistema de comunicaciones de Empresa le reportara como m?nimo todo lo contrario a lo citado en el punto anterior.

?Que debe aportar a su empresa un Sistema de Comunicaciones??



Como m?nimo un sistema de comunicaciones debe aportar a su empresa agilidad a la hora de contactar con cualquier usuario con disponibilidad* en la empresa, ya sean clientes, clientes potenciales, colaboradores o empleados de la misma empresa los que precisen contactar con alg?n trabajador de la organizaci?n.

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EL sistema de comunicaci?n debe de ser una puerta de informaci?n de forma accesible, eficiente y clara a cualquier persona que precise informaci?n sobre la empresa, sus productos o sus servicios.

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Y entre otras facilidades b?sicas, debe de ser un sistema que le ofrezca datos para que pueda realizar una valoraci?n del servicio de Atenci?n ofrecido.

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Hay una cita m?xima a nivel empresarial que dice que ??No se puede valorar lo que no se puede medir...?

?Cu?nto Cuesta un sistema de Comunicaciones de Empresa??

Cuesta mucho menos tener un sistema adecuado para las comunicaciones de su organizaci?n que el caso inverso.

Prescindir de un sistema de Comunicaciones en una Empresa tiene un coste incalculable, se puede traducir en insatisfacci?n de clientes y colaboradores, p?rdida de clientes, no atenci?n de nuevas oportunidades, aumento de gasto innecesario e improductivo y desconocimiento real de la situaci?n.

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Gracias a las nuevas tecnolog?as, a d?a de hoy, cualquier empresa tiene a su alcance sistemas de comunicaciones apropiados para sus necesidades.



4.- Resumen y Conclusi?n final sobre las Comunicaciones de Empresa


Y? ?Que son las Comunicaciones Inteligentes??

Las Comunicaciones Inteligentes son las comunicaciones aplicadas a las necesidades de nuestra organizaci?n, utilizadas como herramienta estrat?gica para mejorar procesos, ofrecer la m?xima calidad y aumentar los resultados.

? Utilizar Comunicaciones Inteligentes es gestionar correctamente las necesidades de contacto diario que se dan en cualquier empresa, evidentemente, son necesidades diferentes en todos los casos pero gestionables por una misma tecnolog?a, la Tecnolog?a de las Comunicaciones Inteligentes.

?Alguna vez se ha planteado que le gustar?a encontrarse a usted mismo como cliente en el momento que tenga necesidad de contactar con su empresa para cualquier tipo de gesti?n o consulta??

Se trata de hacer un peque?o ejercicio sobre papel o sobre PC y anotar los posibles contratiempos o facilidades que hay al contactar con su negocio, a partir de aqu?, se podr?n fijar objetivos de Atenci?n a Clientes y Colaboradores con el objetivo de que las comunicaciones de su empresa est?n? siempre un nivel de excelencia.

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En cualquier organizaci?n, la Atenci?n a Clientes es un elemento comercial determinante, una buena atenci?n a clientes se traduce en ?xitos y una Atenci?n a Clientes regular se traduce en fracaso.

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Las comunicaciones inteligentes son las que permiten optimizar los recursos de su organizaci?n,? los recursos humanos (las personas) podr?n ser m?s eficientes en su trabajo haciendo el mismo o menos esfuerzo y los recursos econ?micos se optimizaran reduciendo gastos y aumentando beneficios.

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En resumen, Las Comunicaciones Inteligentes no son una opci?n, son el ?nico camino para competir con ?xito en el actual panorama empresarial, actualmente y a diferencia de unos pocos a?os atr?s, cualquier empresa puede acceder a tecnolog?a para conseguir una soluci?n de Comunicaciones Inteligentes y no disponer de una soluci?n o sistema de comunicaciones es el equivalente a un defecto o carencia que tarde o temprano posicionara a su empresa al final de la cola y le garantizar? el camino directo al fracaso.

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5.- Avance de Pr?ximos Art?culos
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Las Publicaciones Tecnol?gicas de T?cnicas Profesionales pretenden aportar un canal informativo y pr?ctico para poder entender de manera sencilla la tecnolog?a de comunicaci?n empresarial y al mismo tiempo estar al d?a en lo que llamamos tendencias tecnol?gicas.

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En el pr?ximo art?culo expondremos de forma pr?ctica casos de empresas en los que no se aplican sistemas de comunicaciones inteligentes, las tareas y pasos necesarios para implementar estos sistemas de comunicaciones y la valoraci?n de lo que es el cambio real una vez implantadas las comunicaciones de empresa.

? ? ?Las Comunicaciones Inteligentes son una Estrategia de ?xito Empresarial.

[fabian56]

Creo que la comunicacion es una parte esencial para cualquier empresa que se digne de llamrase asi, sin embargo en nuestro pais la inversion en cualquier tecnologia es un miedo tan grande que las peque?as y medianas empresas aun no lo gran superar para dar el brinco a siguiente status.

Estamos concientes que la inversion en tecnologias de  informacion y comunicacion podrias se significativa, pero se tendria que analizar la relacion costo-beneficio que traeria a la empresa.
en cuento a las empresas de corte peque?o o mediano, subsisten con lo basico, telefono y conexion a internet, sin embargo no no hay una plainificacion sobre habrir mercados que podrian traer mas liquides a la misma, me refiero a la redes sociales.

[mauriv]

Saludos, llamo Maureen Rivera y actualmente soy estudiante en la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Rio Piedras.  Me encuentro realizando un bachillerato en Gerencia y Empresarismo con la meta de poder crear mi propio negocio en un futuro.  Me interesó mucho este escrito de la comucaciones inteligentes debido a que es un tema en el que está presente hoy día en todas las empresas.   Las empresas deberían de darle un "update" a sus métodos de comunicación y estar más atentos a las nuevas tencologías que estan surgiendo.  Una de las preguntas presentes en este escrito es: ¿cúanto cuesta un sistema de comunicaciones?  Realmente un sistema de comunicación con la ultima tecnología no deberia de ser considerado un gasto sino una inversión para su empresa.   Esto hace que cada una de las empresas puedan comunicarse mejor tanto con sus clientes como sus empleados.   Maximizar sus comunicaciones deberían de ser una prioridad en todas las empresas y no una obligación.  Todos sabemos la rápidez con la que la tecnología sigue evolucionando y muchas empresas se quedan atrás.

[mauriv]

Las comunicaciones inteligentes en todas las empresas son esenciales para la comunicación tanto de sus empleados como de sus clientes.  Se ha conocido que los métodos más conocidos para la comunicación han sido el correo electrónico, teléfono y FAX.  Actualmente, el método de FAX ha ido olvidándose debido a que existen muchas aplicaciones que funcionan como scanner para enviar los documentos por correo electrónico.  Además, el FAX tiene las desventajas de no contar con conexión de internet, el documento no llega como también el correo electrónico.  El correo electrónico ha evolucionado debido a que hace mucho, se aprobó la firma electrónica el cual pueden firmar los documentos por medio de una firma electrónica o con tan solo una palabra que logra la validez del producto.  Por último, el teléfono que jamás pasa de moda pero sigue mejorando e incluso ya nos podemos ver por medio de él y tener una mejor comunicación.  Constantemente, hemos visto como han evolucionado las comunicaciones inteligentes y como las empresas tienen que estar al tanto de las mismas.