Como elegir una Central Telef?nica

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Como elegir una Central Telef?nica

Elegir un sistema telef?nico adecuado para su negocio puede ser un desaf?o. No s?lo hay una serie de sistemas telef?nicos para elegir, sino que han creado sistemas espec?ficos dise?ados para negocios peque?os, medianos y hasta para grandes corporaciones. El mejor sistema para su negocio es el que ofrece las caracter?sticas que usted necesita a un costo que este dentro de su presupuesto. Los factores a considerar incluyen cu?ntos empleados van a utilizar el sistema y lo grande que su empresa puede llegar a ser. La determinaci?n de este n?mero no s?lo le ayudar? a decidir el n?mero de tel?fonos (Fijos, Celulares o servicios de VoIP) y el n?mero de extensiones (o Anexos) que se necesitaran, sino tambi?n ayudar? a reducir su b?squeda a s?lo aquellos sistemas que son los m?s adecuados para usted.
Por supuesto, hay varios otros factores a considerar, tambi?n se debe considerar si manejan sucursales en lugares remotos, si sus empleados trabajan mucho fuera de la oficina, el tipo de l?neas va a necesitar, las expectativas de crecimiento, la compatibilidad con el hardware actual y el tipo de conexi?n a Internet que tiene (si va a utilizar un sistema de VoIP), el volumen de sus llamadas, su ubicaci?n geogr?fica, el nivel de conocimiento tecnol?gico de su personal y la cantidad de dinero que desea invertir.
Antes de empezar a comparar fabricantes y modelos de centrales telef?nicas, es una buena idea investigar lo b?sico: ?Qu? tipo de sistemas est?n disponibles, los requisitos y costos de cada uno de ellos, c?mo funcionan los distintos sistemas? El propietario de la empresa deber? actualizarse con esta informaci?n antes de hacer la compra. Aqu?, le daremos una visi?n r?pida de los diferentes tipos de equipos de telefon?a;
Sistemas Peque?os Convencionales- Estos sistemas son generalmente la mejor opci?n para empresas con menos de hasta 8 empleados. Requieren una menor inversi?n inicial por lo general, todo lo que usted necesita es comprar los tel?fonos que adem?s pueden ser de cualquier tipo, inclusive los que ya usted tiene. Por esta raz?n, son muy populares entre las empresas peque?as o empresas que est?n empezando. Un sistema peque?o le permite transportarlo f?cilmente a una nueva ubicaci?n. La desventaja es que no se pueden ampliar, pero es la mejor soluci?n para el peque?o negocio o inclusive para el hogar. En Latinoam?rica SkyPhone ha sacado un modelo muy econ?mico al alcance de todos los bolsillos.
Sistemas Medianos Convencionales - Estos sistemas suelen ser para las empresas con entre 8 y 32 empleados, son muy populares. Cuando alguien requiere de una central, com?nmente imagina un sistema as? para su oficina. Estos sistemas tienen un software muy sencillo y confiable para enrutar las llamadas y utilizan la red telef?nica p?blica o sistema de telefon?a fija para comunicarse con el exterior. (Pero pueden tener servicios de VoIP y l?neas celulares fijas con gateways opcionales)
Centrales PABX Convencionales de alta capacidad? (Ramal Privado de Conmutaci?n Autom?tica) Estos sistemas son para las empresas con m?s de 40 empleados. Una Central PABX le dar? a su compa??a funciones avanzadas y altamente personalizables. Los sistemas son totalmente programables y pueden apoyar a su empresa con las aplicaciones m?s complejas. Estas centrales requieren de una mayor inversi?n por lo cual tienen que buscar entre todas las opciones del mercado. Los sistemas PBX est?n tambi?n disponibles como la opci?n de alquiler, donde el equipo est? alojado en la compa??a y es propiedad de un proveedor de sistemas. Esta opci?n puede reducir los costos iniciales pero normalmente se paga mucho dinero al final.
Centrales IP PBX Digitales (VoIP) ? Estas centrales de alta capacidad son totalmente digitales. Las llamadas se enruta a trav?s de una red de datos y a su vez a la Internet. Los sistemas telef?nicos de VoIP pueden ofrecer importantes ahorros en costos para su empresa, especialmente para aquellas que poseen sucursales alrededor del mundo. Las soluciones de VoIP tienen diferentes opciones: Las PBX-IP, VoIP alojados, PBX virtual, y dem?s opciones para el uso de la tecnolog?a de VoIP. Los sistemas de VoIP brindan un servicio similar a las tradicionales basadas en sistemas telef?nicos, en muchos casos utilizan una combinaci?n de conexiones por Internet, por tel?fonos fijos y celulares para el enrutamiento de las llamadas. La desventaja de usar VoIP es que usted depende mucho de una buena conexi?n a Internet para recibir y realizar llamadas por la red que a veces puede experimentar interrupciones, sobretodo en pa?ses latinoamericanos. Adem?s por estar en una red abierta uno se expone a problemas con hackers y virus.

Consejos pr?cticos para encontrar ?l sistema telef?nico ideal
Un sistema telef?nico no puede ser igual para todas las empresas. Algunas compa??as se centran en la funcionalidad del sistema para poder realizar ciertas tareas, tales como transferencia de llamadas desde varias ubicaciones, videoconferencias, u otras opciones avanzadas. Otros est?n m?s preocupados por los costos del sistema y su rendimiento. La realidad es que se puede implementar un sistema muy profesional por poco dinero y existen maneras econ?micas de hacer uso de las ventajas de la tecnolog?a IP. Estos servicios de VoIP los ofrecen por medio de gateways que se conectan a las centrales convencionales d?ndoles un ahorro en tarifas de larga distancia internacional, nacional y celular, adem?s de la posibilidad de conectarse a sucursales remotas a cero costo.
Ahora les queremos dar los dos m?s importantes consejos:

Pruebe el sistema - Pida siempre un demo del sistema que usted est? considerando comprar. Muchas empresas incluso ofrecen pruebas gratuitas que le permite probar el sistema antes de comprometerse a una compra definitiva. Evaluar la calidad de tel?fono y el altavoz, evaluar la facilidad de acceso al correo de voz, y compruebe la rapidez en el acceso a las otras extensiones (o Anexos).
Pregunte sobre la instalaci?n - Muchas empresas de telecomunicaciones esconden el costo en la instalaci?n, estudie bien la propuesta para no tener sorpresas. Los proveedores de VoIP, sobre todo los que se especializan en la prestaci?n de servicios a las empresas m?s peque?as, requieren de la compra de equipos. Pregunte qu? alternativas le dan. Pregunte al vendedor si usted puede comprar el equipo a un tercero, o incluso utilizar uno repotenciado, el costo ser? m?s atractivo.  Usted siempre debe asegurarse de que su sistema telef?nico sea compatible no s?lo con el sistema actual, sino tambi?n con una amplia gama de funciones del correo de voz en previsi?n de futuros cambios.
Compre al final del a?o- En esta ?poca es cuando los objetivos de venta se deben cumplir y las empresas est?n m?s dispuestas a negociar.  Los ejecutivos de ventas se van a fajar por usted y su empresa as? podr? conseguir un mejor precio.
Escoja un buen Proveedor de Equipos - En las cotizaciones la mayor?a de las empresas incluyen los tel?fonos en el paquete. Usted puede ver otras opciones, aunque puede ser conveniente comprar todo de una sola fuente.
Tiene otra alternativa, usted puede buscar proveedores de equipos repotenciados o centrales usadas para ahorrar dinero, mientras que hace su empresa se consolida, adem?s se da m?s tiempo para realizar la investigaci?n preliminar sobre el sistema que usted necesitar?.
Si decide comprar alg?n equipo a un proveedor independiente o a terceros, es importante asegurarse de que todos los componentes se ajustan a su nuevo sistema. Aseg?rese de prestar atenci?n a las caracter?sticas del equipo y los costos, busque varios proveedores de equipos antes de tomar una decisi?n final.
Elegir el sistema puede ser abrumador, en parte porque les presentaran muchas opciones. Pero debe de enfocarse en algunas de ellas. Por ejemplo hay empresas que hacen todo tipo de negocios, trate de centrarse en un pu?ado de vendedores especializados en este tipo de cotizaciones. La clave es limitar la b?squeda a s?lo aquellos proveedores que satisfagan sus necesidades. Considere su presupuesto, caracter?sticas, requisitos, el nivel de personalizaci?n que necesita y dem?s factores. Cuando se encuentre con un candidato atractivo, pregunte si usted puede probar el sistema que usted est? interesado en instalar en alguna otra oficina. No s?lo va a conseguir la real sensaci?n del producto, sino podr? comparar los sistemas y sus caracter?sticas, adem?s podr? medir el nivel de confianza que ?l proveedor tiene con sus clientes. Pregunte a los candidatos sobre c?mo gestionar las mejoras y las adiciones para un futuro cercano, si es que desea ampliar el sistema. Preg?ntele a los vendedores sobre sus clientes, es bueno obtener toda la informaci?n sobre ellos. El comprobar las referencias es una excelente manera de ver lo bien que la empresa trabaj? con los dem?s y la eficiencia con que completaron la instalaci?n, si realizan un buen mantenimiento y actualizaci?n del sistema.
Comparar los servicios locales es siempre una buena idea, especialmente si est? pensando en utilizar la opci?n de VoIP. Dado que el servicio de Internet puede variar seg?n la ciudad o incluso el barrio, algunos proveedores de servicios son mejores para ciertas zonas y con distintas conexiones. Las empresas de telefon?a deben estar dispuestas a ofrecer informaci?n para los clientes.
Compare las referencias junto con las cotizaciones de los sistemas, utilice su mejor juicio para poder determinar qu? compa??a ofrecer? el mejor equipo y el mejor servicio.
Algunos proveedores de equipos son:
Panasonic/Skyphone/Cisco (IP)

Si decidi? comprar una central digital (IP) lea esta informaci?n. - La columna vertebral de su central IP es el plan de servicio de VoIP en s?. Diferentes empresas buscan ciertas cualidades en un plan de servicios. Por ejemplo, si su empresa hace llamadas a celulares o larga distancia nacional, debe elegir un proveedor nacional para estas llamadas. Las internacionales pueden ser manejadas por otro proveedor que quiz?s ofrezca mejores tarifas y una calidad de comunicaci?n m?s parecida a la telef?nica.
Las cotizaciones deben incluir un desglose no s?lo de los gastos en los equipos, sino tambi?n un esquema de costos, que incluyen gastos de instalaci?n, licencias, mantenimiento, actualizaciones y reparaciones.
Los usuarios de VoIP tambi?n pueden aprovechar las caracter?sticas avanzadas, adem?s le permitir?n controlar el tiempo de llamadas y los costos. Las caracter?sticas m?viles de la tecnolog?a de VoIP permiten a los propietarios de negocios y empleados trabajar en distintas locaciones con su mismo n?mero de extensi?n o anexo sin tener que pagar por servicio t?cnico.
Los costos por servicios de VoIP se pueden desglosar en dos categor?as: el costo del plan en s? mismo y el costo de los equipos necesarios. Es importante evaluar los dos juntos cuando est? evaluando los costos. Los planes para llamadas locales son importantes, pero adem?s las centrales pueden tener acceso a llamadas celulares v?a gateways los cuales permiten aprovechar las tarifas econ?micas como las de RPM o RPC.
Tanto para las empresas medianas como para las empresas grandes, existen planes de servicios que pueden satisfacer sus necesidades. Es una buena idea el comparar al menos tres presupuestos. Revise cuidadosamente las cotizaciones y principalmente que la calidad de audio sea optima, algunos proveedores de VoIP ofrecen mejor calidad que otros.
?Qu? viene con un sistema telef?nico?
Una gran parte de su presupuesto total de sistema telef?nico se destinar? al equipamiento. Tel?fonos IP, adaptadores (Gateways), routers (VoIP), cableado estructurado, etc, todo tendr? que ser compatible con el sistema que elija, y la compra debe hacerse de forma planificada, especialmente piense en cuanto le costar? alg?n tipo de expansi?n.
En algunos casos, puede ser capaz de utilizar su equipo actual con el nuevo sistema, enlaces digitales E1 por ejemplo. Enlazando sus central actual con la central IP.
Si actualmente utiliza un sistema basado en telefon?a fija, no se preocupe, no es necesario tirar todo sus equipos en la papelera de reciclaje cuando se elige el camino digital (VoIP), puede utilizar sus tel?fonos actuales est?ndar, existen gateways para poder utilizar estos aparatos. Muchas empresas utilizan tel?fonos de escritorio, es lo que viene a la mente cuando se piensa en un tel?fono para una central, los llamados tel?fonos propietarios hacen que las funciones especiales sean mas amigables adem?s tienen botones que se?alizan l?neas y anexos (Libres/Ocupadas).  Los tel?fonos IP o SIPs tienen funciones avanzadas como video conferencia en pantallas LCD, botones para seguimiento de llamadas, monitoreo y otras funciones mas, por lo general cuestan cientos de d?lares  o m?s, dependiendo de las caracter?sticas que requieran. Recuerde que con las centrales IP usted puede tener los llamados softphones, este es un software que simula un tel?fono en su PC y puede utilizar aud?fonos para hacer y contestar llamadas (Como Skype).
El Equipo                                                                                                                                                                    Las centrales convencionales siempre vinieron en sistemas encapsulados, las centrales IP suelen ensamblarse en PCs, recuerden los problemas de ventiladores, fuentes y discos duros. Le recomendamos instale un PC nuevo de ?ltima tecnolog?a, esto le evitar muchos inconvenientes.
El Router
Adem?s de los tel?fonos, el router es la pr?xima compra importante de equipos. Algunos proveedores requieren un tipo espec?fico de conexi?n a Internet o una l?nea de transmisi?n dedicada, con el fin de garantizar que el sistema funcione correctamente. Si va a utilizar un sistema de VoIP, es bueno hablar con el proveedor para asegurarse de la infraestructura existente puede soportar los requerimientos de sistema de VoIP. Los sistemas digitales transfieren paquetes de datos por lo que funcionan mejor con unas conexiones r?pidas a Internet. Puede que tenga que comprar un router nuevo.
Los Perif?ricos
Los sistemas IP requieren equipos espec?ficos, tales como switches o alg?n hardware de enrutamiento, adem?s de los diferentes gateways. Recuerde los  requisitos espec?ficos, como  los del cableado, los firewalls y la configuraci?n de la red. Recuerde que los equipos de enrutamiento tambi?n necesitan una fuente de energ?a confiable y un sistema de backup. Debe de hablar con el proveedor para determinar el lugar f?sico en la oficina en donde deben ser alojados estos equipos, para que puedan realizar operaciones simples de mantenimiento.


Buena Suerte con su inversi?n.

[ivancalle]

Muy buen articulo, gracias por la información. Es muy bueno saber las ventajas y desventajas de los sistemas analógicos y sistemas ip para ofrecer la mejor solución a un cliente.

Saludos
Ivan Calle Toledo